Immer mehr Arztpraxen, Kliniken und Therapiezentren verabschieden sich von Papierformularen und analogen Ordnern. Der Grund ist nicht nur der Wunsch nach Ordnung – sondern die zunehmende Notwendigkeit, mit steigenden Dokumentationspflichten und komplexen Abrechnungsanforderungen effizienter umzugehen. Doch wie genau verändert die Digitalisierung den Verwaltungsalltag im Gesundheitswesen?
Digital verwalten heißt nicht nur digital ablegen
Was früher manuell sortiert werden musste, übernehmen heute spezialisierte Praxissoftwares. In Deutschland setzen laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2023 bereits rund 68 % aller niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte digitale Systeme für ihre Abrechnungen ein. Viele dieser Lösungen gehen weit über eine bloße Dokumentenverwaltung hinaus:
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Leistungen werden automatisch den richtigen Gebührenziffern zugeordnet
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Patienteninformationen lassen sich direkt in digitale Rechnungen übernehmen
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Einmal erfasste Daten fließen in die Statistik, die Buchhaltung und ins Qualitätsmanagement
Solche automatisierten Prozesse senken die Fehlerquote und sparen täglich mehrere Stunden Verwaltungsaufwand ein – besonders in Gemeinschaftspraxen mit hohem Patientenaufkommen.
Abrechnung auslagern? Für viele längst Alltag
Ein wachsender Trend ist das sogenannte Factoring – also der Verkauf offener Rechnungen an spezialisierte Dienstleister. Gerade im zahnärztlichen Bereich ist dieses Modell mittlerweile Standard: Über 60 % der Zahnarztpraxen in Deutschland nutzen laut KZBV-Jahresbericht 2022 ein Factoring-Modell zur Liquiditätssicherung.
Der Vorteil liegt auf der Hand:
Factoring hilft dem Zahnarzt dabei, Honorare sofort abzurechnen, ohne auf die Zahlung der Patienten warten zu müssen. Sprich, das Geld fließt sofort, der Anbieter übernimmt Mahnwesen und Risikoprüfung. Was nach Konzernstrategie klingt, nutzen auch kleinere Praxen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden und sich voll auf die Versorgung zu konzentrieren. Wichtig: Auch andere Fachrichtungen ziehen nach. In der Physiotherapie, bei Radiologen oder Labordienstleistern, zeigt sich ein ähnlicher Wandel – oft kombiniert mit digitalem Forderungsmanagement und revisionssicherer Archivierung.
Automatisierung kann mehr als Zahlen sortieren
Neue Praxissoftware nutzen zunehmend KI-gestützte Module. Was das konkret heißt? Zum Beispiel:
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Behandlungsdaten werden direkt während der Untersuchung dokumentiert
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Rechnungen entstehen aus diesen Datensätzen automatisch
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Zahlungseingänge und Mahnläufe laufen parallel im Hintergrund
Zur besseren Veranschaulichung: In der Schweiz setzt die Hirslanden-Gruppe auf cloudbasierte ERP-Systeme, die nicht nur die medizinische Versorgung steuern, sondern auch das gesamte Rechnungswesen – inklusive Kostenstellenrechnung und Liquiditätsplanung. Solche Systeme machen es möglich, betriebswirtschaftliche Kennzahlen in Echtzeit auszuwerten. Für Praxismanager oder ärztliche Leitungen sind das wertvolle Steuerungsinstrumente, gerade in Zeiten knapper Ressourcen.
Kompatibilität, Datenschutz und Schulungen stehen oft im Weg
Trotz aller Fortschritte läuft die Digitalisierung des Rechnungswesens in vielen medizinischen Einrichtungen nicht reibungslos. Ein häufiges Hindernis ist die fehlende Kompatibilität zwischen den eingesetzten Systemen. Viele Praxen nutzen unterschiedliche Programme für Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung – doch nicht alles passt zusammen. Wenn Softwarelösungen nicht miteinander sprechen, entstehen unnötige Umwege, doppelte Arbeit und Fehlerquellen, die leicht vermeidbar wären.
Dazu kommt ein besonders sensibles Thema: der Umgang mit Patientendaten. Datenschutz und IT-Sicherheit haben im Gesundheitsbereich oberste Priorität. Systeme müssen rechtlich einwandfrei sowie technisch auf dem neuesten Stand sein – Stichwort Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Datensicherung. Die Anforderungen sind hoch, und die Verantwortung ebenso.
Und dann ist da noch der ganz praktische Teil. Neue Software lässt sich nicht einfach über Nacht einführen. Mitarbeitende müssen geschult werden, Abläufe ändern sich, alte Datenbestände müssen sorgfältig übertragen werden. Das kostet Zeit und Nerven. Wer hier ohne Plan startet, riskiert, dass die Digitalisierung mehr Probleme schafft, als löst – zumindest vorübergehend.
