Haben Sie sich schon einmal hingesetzt und aktiv über Ihre Fähigkeiten im Dokumentenmanagement nachgedacht? Wenn die Antwort nein ist, empfehlen wir Ihnen, es auszuprobieren, um zu sehen, welchen großen Unterschied die Dinge machen können, wenn Sie Ihr Büro nicht nur physisch, sondern auch in der digitalen Welt aufgeräumt haben.
Es spielt keine Rolle, ob Sie für ein multinationales Unternehmen arbeiten oder ein kleines lokales Unternehmen besitzen, manchmal finden Sie sich unter Tonnen von Akten und Papieren wie Verträgen, Berichten, Rechnungen, Bestellungen, Kundenaufträgen usw. Es ist sicherlich nie einfach, bei so viel Papierkram sein Geschäft am Laufen zu halten.
Trotz des Digitalisierung Trends sind alle Unternehmen weiterhin auf Papier angewiesen. Sicherlich können Sie von einem PDF-Editor enorm profitieren, um diese deutschen Dokumente für Ihre internationalen Kunden zu übersetzen, Dateien zu bearbeiten und auf verschiedenen Geräten leicht zugänglich zu machen. Hier sind einige wichtige Tipps für ein effektives Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen.
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Räumen Sie regelmäßig auf
Sie müssen nicht unbedingt auf einen großen Feiertag warten, um Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. Machen Sie es sich zunächst zur Gewohnheit, Ihren Arbeitsplatz regelmäßig aufzuräumen und zu organisieren. Egal wie verlockend es klingen und aussehen mag, vermeiden Sie es, elektronische und physische Papier Dateien zu horten, die das Unternehmen nicht mehr benötigt.
Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um die „zusätzlichen“ Dateien zu identifizieren, die Sie nicht mehr benötigen. Sie können das Papier nach der Verwendung eines Aktenvernichters recyceln, um sicherzustellen, dass der Inhalt der Papierakten nicht beeinträchtigt wird.
Bewahren Sie nur die elektronischen und physischen Dateien auf, die für das Unternehmen sehr wichtig sind. Wenn Sie nicht wöchentlich entrümpeln können, versuchen Sie es mindestens einmal im Monat.
Einige Papiere digitalisieren
Das physische Vorhandensein von Papierakten kann für die Augen sehr beruhigend und sogar beruhigend sein; für ein effektives Dokumentenmanagement ist es jedoch unerlässlich, einige der Prozesse digital zu verlagern.
Anstatt beispielsweise den Großteil der Verträge von potenziellen Arbeitgebern unterschreiben und physische Beweise aufbewahren zu lassen, können Sie von einer Unternehmenssoftware enorm profitieren und die Papiere stattdessen im PDF-Format speichern. Dies spart nicht nur Platz, sondern spart auch Geschäftskosten im Zusammenhang mit dem Drucken von Dokumenten.
Haben Sie ein effizientes Ablagesystem
Verständlicherweise möchte niemand seine Arbeitsdokumente im Büro oder im virtuellen Arbeitsbereich verstreut haben, weshalb Sie sich darauf konzentrieren sollten, Ihre Akten an einem Ort zu sammeln und ein effizientes Ablagesystem zu integrieren.
Indem Sie Ihre Arbeitsdokumente, Berichte und Aufzeichnungen an einem einzigen dedizierten Ort aufbewahren, können Sie bei der Suche nach einer bestimmten Datei sofortigen Zugriff sicherstellen und gleichzeitig die Praktikabilität maximieren. Stellen Sie beim Speichern digitaler Geschäftsdaten sicher, dass alles an einem Ort gespeichert ist, insbesondere wenn das gesamte Team auf einer Plattform im selben Projekt mit demselben kollaborativen Server arbeitet.
Achten Sie beim Erstellen eines Ablagesystems darauf, die Dinge einfach zu halten, um die Implementierung und Navigation zu erleichtern. Halten Sie außerdem Ihre Navigatoren auf dem Laufenden, während Sie ein standardisiertes Ablagesystem einrichten.
