Die Corona-Pandemie führt zu erheblichen Veränderungen in der Arbeitswelt, gerade im Kontext von Digitalisierung. Rund 1000 Mitarbeiter*innen der Stadt Mannheim arbeiten derzeit im Homeoffice und flexibel – zum Teil auch außerhalb von bekannten Öffnungszeiten einer Verwaltung.
Immer mehr Dienstleistungen und Angebote der Stadt müssen aufgrund der Kontaktbeschränkungen digital angeboten werden. Die Stadt Mannheim profitiert bei der Umstellung auf die neue Situation dabei von ihrem hohen Digitalisierungsrad.
„Die aktuelle Lage stellt die gesamte IT vor besondere Herausforderungen. Gerade jetzt ist es wichtig, dass alle lösungsorientiert zusammenarbeiten. In Mannheim gelingt das und damit erleben wir hier gerade ein gelungenes Change-Management. Diese Erfahrungen werden vermutlich lange nachwirken und unseren Blick auf die Arbeitswelt, die Infrastruktur und die Anerkennung einer funktionierenden, gelebten zentralen IT an sich grundsätzlich verändern“, betont Oberbürgermeister Dr. Peter Kurz.
„Wir konnten sehr schnell und flexibel auf die neuen IT-Anforderungen reagieren, da wir auf bereits bestehende digitale Strukturen aufsetzenund diese erweitern. So konnten wir zügig ein stimmiges Gesamtpaket an mobilen Unterstützungen bereitstellen, was auch sehr gut angenommen wird“, berichtet Christian Specht, Erster Bürgermeister und zuständiger IT-Dezernent. „Unsere Online-Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger haben wir nochmals übersichtlich geordnet und in den Blickpunkt gerückt. Derzeit stehen über 100 digitale Antragsmöglichkeiten unter www.mannheim.de im Bürgerportal online zur Verfügung. Weitere Anliegen oder Fragen können mit einem Kontaktformular direkt übersandt werden.“ –
Hoher Digitalisierungsgrad der Stadtverwaltung
Das digitale Angebot der Stadt Mannheim wird rege genutzt: 5.559 Bewohnerparkausweise und über 2.100 Urkunden, die seit 07.10.2019 online bestellt und bezahlt wurden, belegen das. Darüber hinaus haben 5.600 Familien den Familienpass online beantragt und sich so Wege- und Wartezeiten gespart. In den letzten Wochen wurden 1.000 Mitarbeiter*innen vom Heimarbeitsplatz mit dem städtischen Netzwerk zu verbunden. Sie können die gleichen Funktionalitäten wie am Standardarbeitsplatz nutzen, was kontinuierlich und bedarfsorientiert weiter ausgebaut wird. Die Homeoffice-Lösung kann für bis zu 5.000 Mitarbeiter*innen nutzbar gemacht werden.
Die Bandbreite der verfügbaren Internetzugangskanäle wurde verdoppelt. Außerdem wurde allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Kommunikationslösung für Videokonferenzen zur Verfügung gestellt, womit sämtliche Besprechungen virtuell durchgeführt werden können.
Dazu wurde die Zahl parallel verfügbarer Telefonverbindungen um ein Drittel, auf 600 erhöht. Gleichzeitig wurden mehrere Corona-Hotlines eingerichtet.
Auf allen städtischen, zentral unterstützten Smartphones wurden zudem die Möglichkeiten zur Nutzung verschiedener, sicherer Messaging-Dienste wie zum Beispiel „Signal“ geschaffen.
In der Krise eine langfristige Strategie entwickeln
„Die Erfahrungen, die wir in diesem Bereich während der Corona-Pandemie machen, werden unsere strategischen Überlegungen beeinflussen. Generell sehen wir, dass die aktuelle Situation das Denken und Handeln rund um die Digitalisierung verändert. Das Verständnis, dass unsere Gesellschaft – wir alle – von den neuen digitalen Möglichkeiten in ganz unterschiedlichen Bereichen profitieren können, hat sehr zugenommen. Das ist vor dem Hintergrund einer so schwerwiegenden Herausforderung auch eine große Chance“, erklärt der Oberbürgermeister.
Die IT der Stadt Mannheim wird deshalb weitere potenzielle Krisenszenarios, wie zum Beispiel lokale Stromausfälle, in den Fokus nehmen um auch in diesen Fällen gut vorbereitet sein zu können.
Aktuell sind aber auch für Mannheim die Folgen einer großen Nachfrage an Hardware, wie Mobiltelefone, PC oder Notebooks bei gleichzeitigem Rückgang der Produktion in China und unterbrochenen Logistik-Ketten und den damit verbundenen Abhängigkeiten, deutlich spürbar, woraus Veränderungen für die Zukunft abzuleiten sind. So soll sukzessive eine noch größere Anzahl an Notebooks eingesetzt werden, da sie flexibler, ortsunabhängiger und kompakter eingesetzt werden können als herkömmliche PCs. Das wäre auch bei einem partiellen Stromausfall von großem Nutzen.
„Mit solchen Veränderungen sollen mittel- bis langfristig Kommunikations- und Handlungsfähigkeit von Verwaltung und Gesellschaft sichergestellt und weiter gesteigert werden. Das zahlt auf das Ziel eines resilienten, kommunalen Gemeinwesens ein“, erklärt der Oberbürgermeister.
